動物病院の予約システム導入とは？｜スムーズに始めるためのステップと現場の準備

「動物病院に予約システムって本当に必要なの？」
「導入したい気持ちはあるけれど、うまくいくか不安」
「導入するにあたって何が必要なのかな？」

このように感じている獣医師やスタッフの方も多いのではないでしょうか。
予約システムの導入は、病院の診療スタイルや業務フローに大きく関わるため、慎重に進める必要があります。

今回は、予約システムを導入する際の基本ステップや、院内で準備しておきたいことを、わかりやすくご紹介します。
ぜひ最後までお読みいただき、予約システム導入について知見を深めてください。

なぜ今、予約システムの導入が必要とされているのか

動物病院では近年、次のような問題が目立つようになってきました。

• 飼い主様の来院時間が集中し、待ち時間が長くなる
• 電話予約が重なり、診療の合間にスタッフが対応しきれない
• 来院順の受付では混雑状況が読めず、院内があわただしくなる
• 飼い主様から「待ち時間が長い」と不満の声が出る

また、最近では「待合室以外の場所で待ちたい」と希望される飼い主様も増えています。

たとえば、

• 猫の飼い主様が、ほかの動物の鳴き声や気配に敏感な猫へのストレスを気にされるケース
• エキゾチックアニマルを連れて来院された方が、ほかの動物と同じ空間での待機を不安に感じる場合
• 小さなお子様連れやご家族で来院され、車内で落ち着いて順番を待ちたいと希望される場合
• コロナ禍以降感染症などを気にして混雑した待合室で待つことを嫌がられる場合

など、飼い主様の生活スタイルや動物種に合わせて待ち方の選択肢を増やすことが求められています。
来院後にLINEで呼び出せる仕組みがあれば、こうしたご要望にも柔軟に対応できます。

こうした状況のなかで、予約システムの導入によって業務負担や飼い主様の不満を軽減し、よりスムーズな診療を目指す動きが広がっています。

予約システム導入の基本的な流れ

では、実際に予約システムを導入する場合にはどのような流れになるのでしょうか？
予約システムを導入する際の基本的なステップを3つに分けて解説していきます。

院内の現状を整理する

まずは「なぜ予約システムを入れたいのか？」を明確にすることが大切です。
現場の業務のどこに課題があるかを洗い出して、導入によって改善したいポイントを具体的に整理していきましょう。

チェックしておきたい視点

• 電話対応に時間を取られていないか
• 飼い主様の不満がどこに集まっているか
• スタッフの業務に無理が出ていないか
• 受付から診療までの流れがスムーズか

導入の目的があいまいなままだと、選ぶべきシステムもブレてしまいます。

システムに求める条件を決める

次に、自院にとって必要な機能や使いやすさの基準を整理します。
動物病院の診療スタイルやスタッフの人数によって、適したシステムは異なります。

よく検討される項目の一例

• 順番予約or時間帯予約、どちらが合っているか
• スマホや既存LINEでの予約が可能か、操作はシンプルか
• 自動リマインド通知やキャンセル機能の有無
• 飼い主様向けの事前問診入力（Web問診）の仕様
• スタッフが迷わず使える画面構成になっているか

とくにスマホからの予約対応に加え、LINEを使った受付システムであれば、飼い主様のLINE登録にもつながります。
LINE登録をしてもらうことで、DMや電話での案内が不要になり、キャンペーンやワクチン接種のお知らせもLINE配信で完結できるのは、病院にとっても大きなメリットです。

このように病院に必要な項目を整理した時点で、複数のシステムを比較する前提条件が整います。

候補のシステムを比較・検討する

条件がまとまったら、実際にいくつかの予約システムを調査しましょう。
最近は「動物病院専用」として設計されている予約システムも多く、病院側のニーズに合わせた機能が揃っています。

比較する時には、以下の点を中心にチェックしましょう。

• 初期費用と月額費用のバランス
• サポート対応（電話・チャット・訪問など）
• 導入までの所要期間と対応スケジュール
• 過去の導入実績（他院の使用事例など）や評判
• 操作性（デモ画面・トライアルの有無）

「とりあえず安いから」と導入を決めず、自院のニーズに合っているかを軸に検討することが重要ですね。

導入前に行うべき院内の準備とは

予約システムの導入にあたって、現場での混乱を最小限に抑えるためには、事前の準備がとても大切です。

スタッフへの事前周知と操作練習

やはり、一番現場が混乱する原因となるのは、スタッフの対応面だと思われます。

• 導入日までに十分な周知期間を確保
• スタッフ向けのマニュアルや操作研修を実施
• 実際の受付対応を想定した模擬運用を試す

といった事前周知と操作練習を徹底することが大切です。
システム自体がどれだけ簡単に操作可能なのかという点も、導入後の混乱を防ぐポイントの一つです。
現場スタッフが「よくわからないまま対応する」という事態を防ぐことが、飼い主様からの信頼にもつながります。

飼い主様への丁寧な案内

新しくシステムを導入するにあたって、飼い主様へのご案内も欠かせません。

• チラシや口頭での案内で予約方法を伝える
• ホームページやLINEでの案内をわかりやすく用意
• 操作が不安な飼い主様には、スタッフがサポート

「予約システムが導入されること」を不安に感じる飼い主様もいるため、丁寧でわかりやすい案内が大切ですね。

導入後も「改善と調整」を続ける姿勢が重要

予約システムは、導入しただけで完璧に機能するわけではありません。
運用を進めるなかで、

• 予約の入り方
• キャンセルの傾向
• 混雑の時間帯

などを確認しながら、少しずつ調整を加えていくことがポイントです。

調整できるポイントとしては

• 診療スタイルの変更（例：午前は予約制、午後は順番制）
• 予約枠の数・時間の調整
• 問診内容の見直しやリマインドタイミングの変更

などがあります。
導入後の柔軟な対応こそ、長期的な活用につながります。

動物病院専用予約システム「ソトマチ」が選ばれる理由

数ある予約システムのなかでも、「ソトマチ」は動物病院専用に設計されたクラウド型の予約受付システムです。

とくに以下のような点が評価されています。

• LINE予約対応：飼い主様がLINEから簡単に予約・確認・キャンセルが可能
• 操作がシンプル：スタッフも初めてでもすぐに慣れる直感的な画面構成
• 来院後の受付・呼び出し対応：車内待機にも対応可能
• スマホ問診・通知機能あり：事前に飼い主様から情報を取得可能
• 導入サポートも充実：デモ画面での練習や運用サポートも丁寧に対応

「どのシステムを導入すべきか迷っている」という方は、まずは候補のひとつとしてチェックしててはいかがでしょうか？

　

　

まとめ

予約システムの導入は、動物病院の業務や診療スタイルに大きな影響を与える取り組みです。
とはいえ、最初から完璧な形を目指す必要はありません。

まずは、「どこに課題があるのか」「何を改善したいのか」を明確にし、病院に合った方法で一歩ずつ進めていくことが成功への近道です。
「導入はむずかしそう」と思っている方も、まずは情報収集から始めてみませんか？

ソトマチはシンプルな操作画面で使いやすい、動物病院に特化した予約システムです。
導入のサポートもスタッフが丁寧に行います。
予約システムの導入を検討されている動物病院の方はぜひ一度ご連絡ください。