「ワクチン接種の時期が近づいているけれど飼い主様が忘れていないか心配だ」
「ワクチンのリマインドの準備に追われてスタッフの業務が圧迫されている」
「郵送コストや手間を考えてワクチンのリマインドの回数を減らそうか悩んでいる」
このようなことを経験したことはありませんか？
ワクチンのリマインドは定期的な来院のためにも必要ですが手間がかかります。
動物病院内の業務が忙しいと飼い主様へのお知らせはどうしても後回しになりがちです。

この記事では従来のワクチンのリマインド業務が抱える課題を整理した上で、予約システムを活用した新しいアプローチについて詳しく解説します。
最後まで読んでリマインド業務を効率化しつつ、来院率を向上させるヒントにしてみてください。

動物病院のワクチンのリマインドとは

動物病院におけるワクチンのリマインドは、予防医療の継続を促すために欠かせない施策です。
定期的な来院のきっかけを作ることで動物たちの健康を守るだけでなく動物病院の経営安定にも大きく貢献します。
しかし従来のハガキやDMによる案内は多くの時間と手間がかかるものです。
ハガキの作成や印刷などといった一連の作業はスタッフの大きな負担になります。
郵送コストもあるため通年での実施には費用対効果の課題が付きまといます。
ハガキは紛失のリスクがあり、飼い主様が確認したかどうかを病院側が把握できない点もデメリットです。
このようなアナログな通知方法はデジタル化が進む現代において見直しの時期を迎えています。

動物病院のワクチンのリマインドが予約システムで出来るメリット

多くの動物病院が導入を進めている予約システムにはチャットやアプリを通して、飼い主様にワクチンのリマインドをすることが出来るサービスもあります。
これにより手作業のミスがなくなり、狙ったタイミングでお知らせを届けることが可能です。
予約システム導入によって得られる具体的なメリットには以下のようなものが挙げられます。

• スタッフの手間が削減される
• 通信コストを抑えられる
• 予約画面へスムーズに誘導できる
• 開封状況を確認できる

以下に詳しく説明していきます。

スタッフの手間が削減される

予約システムを導入すれば毎月、手動でハガキを送る作業はもう必要ありません。
ワクチン接種予定日が近づいたら予約システムなどのサービス連携により通知を配信することができるものもあります。
通知の配信が出来るとスタッフの作業時間が大幅に削減されるため、受付対応や看護業務などの本来の仕事に集中できるでしょう。

通信コストを抑えられる

ハガキや切手などの資材費は毎月積み重なると大きな経費になります。
予約システムを用いたデジタル配信であれば追加のコストが大幅に抑えられるでしょう。
これまで予算の都合で制限していたリマインドの回数を増やして複数回の案内を出すことも容易になります。
経費を削減しながらアプローチの強度を上げられるのは経営面における強みになるでしょう。

予約画面へスムーズに誘導できる

「ハガキを見て行かなきゃと思ったけれど後で予約しようとして忘れてしまった」という飼い主様は多いです。
予約システムによるリマインドであれば通知の中にオンライン予約のURLを貼り付けることができます。
メッセージを読んだその場で予約を完了できる動線は非常に強力です。
飼い主様の「あとで」を「いま」に変えることで予約の取りこぼしを大幅に減らします。

開封状況を確認できる

従来のハガキやDMでは送った案内が実際に読まれているかどうかを確かめる方法がありませんでした。
予約システムの中には、送ったメッセージがちゃんと届いたか、読んでもらえたかまで確認できるものもあります。
未読の飼い主様に対してだけ再度通知を送るアプローチが可能になれば、無駄のない案内業務が行えます。

動物病院専用予約システム「ソトマチ」でワクチンのリマインドが可能

動物病院特化型の予約システム「ソトマチ」を使えばリマインド業務をさらに進化させることができます。
ソトマチの最大の特徴は多くの飼い主様が日常的に利用しているLINE公式アカウントと連動している点です。
専用アプリのダウンロードを嫌がる飼い主様でもLINEであれば抵抗なく友だち登録をしてくれます。
ソトマチを導入することで以下のようなワクチンリマインドの運用が可能になります。

• LINEの友だち登録と同時に病院の顧客データが紐づく
• 既読率の高いLINEのメッセージでワクチンの時期を確実に知らせる
• 対象の飼い主様にだけ届けられる

ソトマチは予約だけでなく飼い主様とのコミュニケーションを円滑にする機能が充実してる予約システムです。
LINEを通じて届くワクチンリマインドはハガキよりも手軽にチェックできるため飼い主様からも好評です。
通知をタップすればそのまま予約画面に遷移するためスマートな来院予約が実現します。
使い慣れた画面で操作が完結する快適さは他院との大きな差別化ポイントになるでしょう。
スタッフの負担を減らしながらリピート率を高めたい病院にとって非常に心強いパートナーとなります。

まとめ

動物病院におけるワクチンのリマインド業務はこれまでのアナログな手法からデジタルへの移行期にあります。
ハガキやDMにかかっていた多大なコストと手間は、予約システムを導入することで解決可能です。
特にLINEを活用するソトマチであれば高い開封率を維持しながらスムーズな予約動線を作ることができます。
業務効率化と来院数アップを同時に叶える仕組みとして予約システムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
デジタルの力を上手に取り入れてスタッフも飼い主様もストレスのない病院環境を作っていきましょう。
予約システムの導入にあたってご不明点があれば、弊社までお気軽にご相談ください。

よくあるご質問

動物病院のワクチンのリマインドは予約システムで自動化できますか？

A．対応している予約システムであれば、自動でワクチンのリマインド通知を配信できます。
手作業でハガキを作成・発送する必要がなくなるため、スタッフの業務負担軽減や送付漏れの防止につながります。

動物病院がLINEでワクチンのお知らせを送るメリットは何ですか？

A．LINEは日常的に利用している方が多く、通知に気づいてもらいやすいことがメリットです。
また、メッセージ内からそのまま予約画面へ誘導できるため、予約忘れの防止や来院率の向上も期待できます。

動物病院のワクチンのリマインドはどのタイミングで送るのがおすすめですか？

A．ワクチン接種予定日の少し前に案内を送り、必要に応じて再度リマインドを行うと、予約忘れや接種忘れの防止につながります。
予約システムを活用すれば、適切なタイミングで効率よく通知を配信しやすくなります。